“Het totaalpakket voor planning, projecten-, service- en urenadministratie”

[inclusief digitale werkbon; urenstaat en factuur]

WERKBONTOTAAL – HET KLEINE BROERTJE VAN PLANDIGIBON

Wilt u alleen snel en zeer eenvoudig serviceopdrachten en werkbonnen aan kunnen maken en werkbonnen door de monteur kunnen laten vullen met werk- en reisuren, materialen en reiskosten en de digitale werkbon digitaal laten ondertekenen door de klant en dat allemaal vanaf een smartphone? Dan is de applicatie WerkBonTotaal de oplossing hiervoor. Ga naar https://www.werkbontotaal.nl

YouTube video WerkBonTotaal

Brochure PlanDigiBon

Op onze website proberen wij uitgebreide informatie te geven over de werking en functionaliteiten van PlanDigiBon. Daarnaast hebben wij ook een brochure samengesteld om u een beknopte indruk te geven van PlanDigiBon. Deze brochure kunt u hieronder downloaden

PlanDigiBon- Algemeen

Wij adviseren om een, geheel vrijblijvende, presentatie van PlanDigiBon via het video conference programma Zoom [of op locatie] te verzorgen waarmee u voor uzelf een volledige en goede indruk van PlanDigiBon zal kunnen opdoen. U kunt hiervoor een afspraak maken vanuit onze contactpagina.

SCROLL_TEXT

Flexibel in te richten en derhalve te gebruiken door kleine -, middelgrote – en grote bedrijven alsook ZPPérs

PlanDigiBon kan men flexibel inrichten waarbij men kan aangeven dat bepaalde processen automatisch of niet hoeven plaats te vinden. PlanDigiBon kan derhalve zowel ingezet worden door ZPPérs alsook door kleine -, middelgrote – en grote bedrijven met veel verschillende opdrachten en klanten, zoals installatiebedrijven, bouwbedrijven, infrastructuur, onderhoud- en reparatiebedrijven en architecten.

Met PlanDigiBon hebben zzp’er en freelancers altijd inzichtelijk of ze voldoen aan het urencriterium

Elke ondernemer met een eenmanszaak moet een goede urenadministratie bijhouden om het vereiste aantal gewerkte uren [minimaal 1225 uur per kalenderjaar] aan te tonen. Naast het urencriterium zal er ook altijd een verklarende tekst bij een uurregistratie moeten worden vastgelegd. Met PlanDigiBon is dit zeer eenvoudig en betrouwbaar uit te voeren mede doordat de modulen ‘Serviceadministratie’, ‘Projectenadministratie’ en ‘Urenadministratie’ volledig in- en met elkaar zijn geintregeerd en men de registratie altijd maar op een plek hoeft vast te leggen.

Service- Project- en Urenadministratie zijn volledig in en met elkaar geïntegreerd

De modulen projectadministratie serviceadministratie en urenadministratie zijn volledig in en met elkaar geïntegreerd. Men hoeft dan ook maar op één plaats de uren of materiaal registratie vast te leggen waarbij de registratie automatisch in de overige administraties zal worden opgenomen.

Export financiele gegevens

Alle verbruikte materialen, gerealiseerde uren en de reiskosten/autokosten worden als een journaalpost geregistreerd met o.a. de datum, het grootboekrekeningnummer en het bedrag. Deze kunnen met één klik worden geëxporteerd, naar het externe financiële pakket. Vanuit een bestand in CSV formaat of XML formaat of via een API webservices.

Schematisch overzicht processen

Voor projecten, preventief onderhoud, service, etc. kan snel en eenvoudig een taak/activiteit worden aangemaakt en gepland die meteen, op detailnivo, zichtbaar zal zijn in het planningscherm. Van geplande taken/activiteiten kan er automatisch een notificatie per e-mail worden verzonden aan de betreffende medewerker[s].

Van een geplande servicetaak kan de monteur, op lokatie, met 1 druk op de knop een digitale werkbon van aanmaken. Een digitale werkbon zal eveneens rechtstreeks vanuit een project kunnen worden aangemaakt. Nadat het werk is opgeleverd kan men de werkbon digitaal laten ondertekenen waarna deze als PDF automatisch gemaild zal worden aan de klant.

Alle registraties van werk- en reisuren, materiaal, diverse kosten, uitbestedingen en reiskosten die rechtstreeks op het project danwel op een aan het project gerelateerde [digitale] werkbon worden vastgelegd zijn meteen zichtbaar in de projectadministratie, Met daarbij de geprognosticeerde uren alsook de gerealiseerde uren per uurtype en tevens de gemaakte kosten en de gerealiseerde dan wel nog te realiseren omzet van de uren en materiaal. Kortom te allen tijde een direct inzicht in je kosten en resultaten.

Alle registraties van werk- en reisuren die op een werkbon danwel rechtstreeks op een project zijn toegevoegd, zullen meteen zichtbaar zijn in de urenadministratie. Dit geldt eveneens voor uren zoals ‘verlof’, ‘ziek’ , ‘dokter/tandarts’ en overige ‘niet gedekte’ uren die rechtstreeks in de urenadministratie worden toegevoegd. Overwerkuren worden automatisch bepaald aan de hand van de vooraf in PlanDigibon vastgestelde criteria’s hiervoor en als zodanig worden opgenomen in de urenadministratie alsook in in de projectenadministratie. Men kan de [directe en indirecte] uren van de medewerkers, vanuit diverse criteria opvragen en exporteren naar excel.

Van een werkbon of vanuit een project kan met 1 druk op de knop een [deel]factuur gegenereerd worden en automatisch als PDF gemaild worden aan de klant. Na het afhandelen van de werkbon worden er automatisch journaalposten aangemaakt voor oa. ‘omzet’ , ‘uren’, ‘materialen’ en ‘reis [auto]kosten’. Deze kunnen als csv bestand worden geexporteerd naar bijvoorbeeld een financiele administratie applicatie.

Bedrijfsbreed

Medewerkers van alle afdelingen en voor alle activiteiten, kunnen in de planning worden opgenomen.

Gepersonaliseerde lay-out

De gebruiker kan zelf de schermweergaven in de planning instellen.

Filter en sorteerfunctie

In de planning module kan men filteren en sorteren op team, medewerker en categorie

Email notificatie

Na het aanmaken van een taak/servicetaak ontvangt de medewerker een notificatie hiervan per email. Dit is per medeweker in te stellen.

Outlook integratie

Geplande taken en servicetaken worden real-time opgenomen in de agenda van Microsoft Outlook.

Responsive

Plandigibon is volledig responsive voor op desktop, tablet en smartphone

Webbased in de Cloud

Plandigibon is volledig webbased vanuit de cloud op te vragen.

Zoekfunctie

Men kan op diverse criteria zoeken in de planning, op klantnaam, taakomschrijving, etc.

Documentbeheer

Bij een taak/servicetaak kunnen documenten worden toegevoegd, zoals opdrachtformulier, technische schema's, etc.

Digitale werkbon

Werkbon kan digitaal worden ondertekend. Er wordt een interne en externe werkbon gegeneerd met beide een eigen lay-out.

Werkbon historie

Elke werkbon wordt opgeslagen in PlanDigibon. Vanuit diverse criteria kan men werkbon opvragen.

Fotopagina

Er kan snel en eenvoudig een fotopagina als PDF samengesteld en gegenereerd worden en bij de werkbon worden mee verzonden aan de klant.

Uitgebreide Autorisatie

Per gebruiker kan ingesteld worden voor welke programma's en functionaliteiten hij/zij geautoriseerd is

Logboek

Alle acties, zoals toevoegen, wijzigen en verwijderen worden geregistreerd met daarbij de mutatiedatum en de medewerker die deze mutatie heeft uitgevoerd.

Export werkbongegevens

Gegevens van afgehandelde serviceopdrachten, zoals verbruikte uren en materialen kunnen worden geëxporteerd naar het externe, bij het bedrijf in gebruik zijnde financiële pakket.

Import stamgegevens

Stamgegevens zoals gebruikers, klant, contracten, etc. kunnen worden geïmporteerd in PlanDigibon.

Genereren Factuur

Nadat een werkbon is afgehandeld, wordt er automatisch een factuur samengesteld en als PDF gegenereerd. De lay-out kan uiteraard in z'n geheel aangepast worden aan uw eisen en wensen. Berekening van overuren, BTW verlegd, etc. wordt berekend a.d.h.v. de gegevens die zijn vastgelegd in de stamgegevens van PlanDigibon.

Emailen factuur vanuit Plandigibon

Vanuit Plandigibon kan men de factuur emailen aan de klant, waarbij men eveneens aan kan geven of ook de externe werkbon.pdf , het opdrachtformulier en de fotopagina als bijlage moeten worden meegezonden.

Projectenadminstratie

In de module projectenadministratie kan men het gehele traject van een project uitvoeren en opvragen. Men kan vanuit het project een werkorder aanmaken waarop men de uren, materialen, etc. kan toevoegen dan wel de uren, materialen, etc. rechtstreeks op het project toevoegen. Tijdens het project worden real-time de daadwerkelijke uren naast de prognose uren weergegeven en eveneens worden real-time de kosten en de [te realiseren /gerealiseerde] omzet m.b.t. de uren, materialen, diverse kosten, uitbestedingen en reiskosten weergegeven.

Urenadministratie

Alle registraties van werk- en reisuren die vanuit een werkbon of vanuit een project zijn toegevoegd zullen meteen zichtbaar zijn in de urenadministratie. Eveneens kan de medewerker rechtstreeks in de urenadministratie ‘niet gedekte' werk- en reisuren en uren zoals ‘verlof’, ‘ziek’ , ‘dokter/tandarts’ registreren . Doordat in PlanDigiBon de modulen ‘Serviceadministratie’, ‘Projectenadministratie’ en ‘Urenadministratie” volledig in- en met elkaar zijn geintregeerd hoeft men de registratie altijd maar op een plek vast te leggen. Men kan de [directe en indirecte] uren van de medewerkers, vanuit diverse criteria opvragen en exporteren naar excel.

Bedrijfsdocumenten Cloud App

Maakt u gebruik van onze Cloud Backup, dan kunt u met onze Cloud backup App ook al uw bestanden onderweg opvragen en/of downloaden op uw smartphone of tablet. Blader door uw bestanden en mappen net zoals u zou doen achter uw PC of Mac, zo gemakkelijk is het. Op lokatie hebben uw medewerkers altijd de de beschikking over bedrijfsdocumenten zoals technische schema's, gebruikershandleidingen, etc. App is beschikbaar vanuit de App Store [IOS] en Google Play [Android].

Wilt u een, geheel vrijblijvende, demo ontvangen op locatie of via Zoom?

Vul dan het contactformulier in.

Neem contact op