Projectenadministratie [inclusief digitale factuur]

Bij het aanmaken/vastleggen van een project in PlanDigiBon geeft men de volgende gegevens in; projectnummer, klantgegevens, projectomschrijving, startdatum en de geplande einddatum. Indien het een vaste prijs project betreft dan geeft men in dat geval ook de vaste prijs in.

Vanuit de projectenadministratie kan men uren, materialen, diverse kosten, uitbestedingen en reiskosten rechtstreeks toevoegen op een project. Men kan ook een werkbon vanuit het project aanmaken en hierop de uren, materialen, diverse kosten, uitbestedingen en reiskosten op vastleggen. In beide gevallen worden deze geregistreerd onder het project.

Hierin worden alle werkuren en reisuren gedetailleerd weergegeven die op dit project zijn uitgevoerd met daarbij of deze rechtstreeks op het project is toegevoegd of vanuit een werkorder en of dit uur gefactureerd moet worden of niet. Eveneens wordt in de kopgegevens real-time weergegeven het totaal ‘kosten’ en het totaal ’te factureren’ van deze projecturen. In dit scherm kan men eveneens rechtstreeks uren toevoegen.

Men kan in PlanDigibon speciale tarieven vastleggen voor ‘uit te voeren werk”, bijvoorbeeld ‘Programmeren’, CAD tekenen’ , etc.
Eveneens kan men hierbij een onderscheid maken in het tarief per werknemer, bijvoorbeeld voor Piet Pietersen zal het tarief voor ‘Programmeren’ 120,- euro bedragen en voor Jan Jansen zal als tarief 95,- euro gelden. Wanneer er op de werkbon dan wel rechtstreeks op een project een urenregel wordt toegevoegd voor Piet Pietersen met als type ‘werkuur’ en als ‘uit te voeren werk” ‘Programmeren’ dan zal als tarief 120,- euro worden gezet bij deze urenregel.

In PlanDigiBon kan men een urentabel opnemen waarin men de percentages vastlegd van het uurtarief, bijvoorbeeld:
‘ma-vr’ van 08:00 – 17:00 is 100%
‘ma-do’ van 17:00 – 19:00 is 125%
‘ma-do’ van 19:00 – 00:00 is 150%
‘ma-do’ van 00:00 – 08:00 is 150%
‘vr’ van 17:00 – 00:00 is 150%
zon – en feestdagen is 200%
enzovoorts.
Bij de registratie van een urenregel op de werkbon of rechtstreeks op een project, wordt het tarief bepaald aan de hand van de ‘regels’ die in de urentabel zijn vastgelegd. Bijvooorbeeld Piet Jansen heeft een standaard uurtarief van 100,- Euro. Hij registreert op de werkbon de volgende urenregel datum: 08-01-2020 [= woensdag] tijd 16:00 – 2100 uur. De urenregel wordt na registratrie automatisch gesplitst in 3 aparte urenregels en met daarbij, uitgaande van bovengenoemd voorbeeld in de urentabel, verschillende tarieven:
1 x 100 [16:00 – 17:00]
3 x 125 [17:00 – 20: 00]
1 x 150 [20:00 – 21:00]

Hierin worden alle artikelen gedetailleerd weergegeven die op dit project zijn uitgevoerd met daarbij of deze rechtstreeks op het project is toegevoegd of vanuit een werkorder en of dit artikel gefactureerd moet worden of niet. Eveneens wordt in de kopgegevens real-time weergegeven het totaal ‘kosten’ en het totaal ’te factureren’ van deze artikelen. In dit scherm kan men eveneens rechtstreeks materiaal toevoegen.

Hierin worden alle uitbestedingen oftewel ‘werk door derden’ gedetailleerd weergegeven die op dit project zijn uitgevoerd met daarbij of deze rechtstreeks op het project is toegevoegd of vanuit een werkorder en of dit ‘werk door derden’ gefactureerd moet worden of niet. Eveneens wordt in de kopgegevens real-time weergegeven het totaal ‘kosten’ en het totaal ’te factureren’ van het ‘werk door derden’ In dit scherm kan men eveneens rechtstreeks ‘werk door derden’ toevoegen.

Hierin worden alle diverse kosten, zoals parkeerkosten, ed. gedetailleerd weergegeven die op dit project zijn uitgevoerd met daarbij of deze rechtstreeks op het project is toegevoegd of vanuit een werkorder en of deze diverse kosten gefactureerd moet worden of niet. Eveneens wordt in de kopgegevens real-time weergegeven het totaal ‘kosten’ en het totaal ’te factureren’ van de diverse kosten In dit scherm kan men eveneens rechtstreeks diverse kosten toevoegen.

Hierin worden alle reiskosten, vaste voorrijkosten en KM kosten, gedetailleerd weergegeven die op dit project zijn uitgevoerd met daarbij of deze rechtstreeks op het project is toegevoegd of vanuit een werkorder en of deze reiskosten gefactureerd moet worden of niet. Eveneens wordt in de kopgegevens real-time weergegeven het totaal ‘kosten’ en het totaal ’te factureren’ van de reiskosten. In dit scherm kan men eveneens rechtstreeks reiskosten toevoegen.

Hierin worden alle werkorders weergegeven die voor dit project zijn aangemaakt met oa daarbij of deze werkorder apart gefactureerd is dan wel vanuit het project is gefactureerd. In dit scherm kan men eveneens rechtstreeks een werkorder aanmaken voor dit project en bij de aanmaak hiervan aangeven of deze vanuit het project gefactureerd moet worden of niet.

Hierin worden alle documenten weergegeven die bij dit project zijn toegevoegd, rechtstreeks vanuit het project of vanuit de werkbon. Alle documenten worden encrypted opgeslagen [dit geldt ook voor facturen en werkbonnen]. De documenten kunnen worden opgeslagen in sub mappen, zoals ‘installatie’, ‘installatie/aansluitgegevens’, installatie/tekeningen’, ‘werkvoorbereiding’, ‘correspondentie’, etc. Documenten zijn vanuit dit scherm [de-crypted] te downloaden. In dit scherm kan men eveneens rechtstreeks een document toevoegen. Indien men ervoor kiest om gebruik te maken van bestandensynchronisatie [bi – en/of uni directioneel] tussen het ‘lokale systeem’ [bijv. de NAS] en de ‘webserver’ [PlanDigiBon], dan zullen de laatste gewijzigde en nieuw aangemaakte bestanden op het ‘lokale syteem’ automatisch worden overgezet naar de webserver [PlanDigiBon] en worden geplaatst bij het betreffende project onder de betreffende folders. Dit geldt eveneens voor de bestanden die rechtstreeks in PlanDigiBon zijn geupload die dag, waarbij deze automatisch onder de betreffende folders worden gezet in het ‘lokale systeem’ [bijv. de NAS].

Hierin worden alle foto’s en fotopagina’s weergegeven die bij dit project vanuit een werkbon zijn toegevoegd. De foto’s en fotopagina’s zijn vanuit dit scherm te downloaden.

Hierin kan men specifieke informatie over dit project toevoegen, bijvoorbeeld de deelfacturerings percentages.

Hierin worden alle contracten weergegeven die voor project gelden, zoals een onderhoudscontract, een licentiecontract, etc. met daarbij o.a. de start- en einddatums en contractprijs. In dit scherm kan men rechtstreeks een contract toevoegen..

Factureren kan plaatsvinden vanuit het project zelf en wel op ‘vaste projectprijs’ of op ‘regie basis’ en men kan factureren vanuit de [aan het project gerelateerde] werkbon. Bij het aanmaken van een werkbon vanuit een project zal men aan moeten geven of deze werkbon zelf gefactureerd moet worden dan wel dat de ‘te factureren’ uren, materialen, diverse kosten, uitbestedingen en reiskosten vanuit het project moeten worden gefactureerd. In beide gevallen zullen de facturen onder het project worden vastgelegd en zijn vanuit hieruit op te vragen.

In het factuurschema kan men real-time opvragen wat er reeds gefactureerd is op het project en wat er nog gefactureerd moet worden. Eveneens zal in dit scherm real-time het totaal van de tot nu toe verbruikte kosten worden weergegeven. Vanuit dit scherm kan men een [deel]factuur aanmaken voor het openstaande factuurbedrag. Alle facturen die hier worden weergegeven kan men [de-crypted] downloaden.

Hierin kan men een uren prognose vastleggen van de werkuren voor het project en indien van toepassing ook voor de reisuren. Eveneens kan men per uitsplitsing van de werkuren zoals ‘programmeren’, ‘CAD tekenen’, etc. een uren prognose vastleggen. Tijdens het project worden ook real-time de daadwerkelijke uren naast de prognose uren weergegeven.

Hierin kan men de materialen/artikelen in vastleggen die voor dit project zullen worden gebruikt met eventueel daarbij een aparte ‘project verkoopprijs’ per artikel. Wanneer men op een aan een project gerelateerde werkbon artikelen toevoegt dan wel rechtstreeks op een project, zal standaard alleen gekozen kunnen worden uit de lijst van artikelen die bij het project zijn vastgelegd in de tab ‘Te gebruiken materiaal’, indien het artikel hier niet in is opgenomen kan men deze alsnog selecteren uit het algemene artikelbestand. In beide gevallen zal gecontroleerd worden of er voor dit artikel een ‘project verkoopprijs’ is vastgelegd en als zodanig worden geselecteerd.

Men kan per project of projecten real-time de detailgegevens van een project exporteren naar excel. De detailgegevens bestaan o.a. uit de verbruikte uren, materialen, werd door derden, diverse kosten en de reiskosten met daarbij de kostprijs en verkoopprijs. Deze export kan o.a. gebruikt worden als ‘voortgangscontrole’, ‘onderhanden werk overzicht’ en als ‘voor- en nacalculatie overzicht’