Servicemodule – Digitale werkbon

In de module serviceadministratie kan men het gehele traject van inplannen serviceopdracht en aanmaken werkbon t/m het genereren en exporteren van de journaalposten, in CSV of XML formaat, voor verwerking in uw financieel pakket uitvoeren.  Waaronder het digitaal ondertekenen van de werkbon en deze als PDF  e-mailen aan de klant en het genereren van de factuur als PDF en deze e-mailen aan de klant.  Doordat PlanDigiBon volledig responsive is, kan dit gehele traject ook op de tablet worden uitgevoerd.

Stappenplan

 

Stappenplan A Stappenplan B Stappenplan C
Bij het plannen van de werkzaamheden kan naast de geplande datum en monteur[s],
ook de gegevens als klant, probleemomschrijving, contactpersoon,

locatie, indien van toepassing dan
wel reeds bekend, worden vastgelegd
De in stap A aangemaakte serviceopdracht wordt geselecteerd en de werkbon wordt samengesteld. Indien de werkzaamheden meerdere dagen in beslag nemen, dan kan de werkbon worden opgeslagen en de volgende dag weer geopend worden om uren etc. hierop toe te voegen.
Nadat de werkzaamheden gereed zijn zal de werkbon ondertekend moeten worden door
de klant
.
Melding komt [telefonisch] binnen.
De werkzaamheden worden ingepland 
en aan een of meerdere monteurs toegewezen. De
betreffende monteur[s] ontvangt/ontvangen een e-mailbericht hierover
Werkbon wordt samengesteld met, waar van toepassing, onder andere werk- en reisuren, verbruikte materialen, diverse kosten en voorrijkosten. Er kan een fotopagina worden samengesteld voor bijvoorbeeld de oorspronkelijke aangetroffen situatie. Werkbon wordt digitaal ondertekend door klant. Externe werkbon wordt als PDF gegenereerd. Externe werkbon en [eventueel] fotopagina worden gemaild aan klant. De monteurs uit hetzelfde team ontvangen, ter  info, een emailbericht dat de werkzaamheden zijn afgerond [storing verholpen].
Stappenplan D Stappenplan E Stappenplan F
Kan ingesteld worden wel of niet
automatisch op ‘gecompleteerd zetten’.
Kan ingesteld worden wel of niet automatisch ‘op gecontroleerd zetten’.
Indien wel dan worden alle hieraan gerelateerde acties zoals genereren interne werkbon als PDF, etc. automatisch uitgevoerd.
Kan ingesteld worden wel of niet
automatisch ‘op afgehandeld zetten’.
Indien wel dan worden alle hieraan
gerelateerde acties zoals genereren factuur als PDF, genereren factuurposten, verzenden factuur, etc. automatisch uitgevoerd
Monteur kan ‘op de zaak’, indien van toepassing, o.a. het aantal ‘reisuren terug’ op de werkbon toevoegen. Nadat de werkbon ‘gecomplementeerd’ is, wordt de werkbon
doorgezet om te worden gecontroleerd.
De service coördinator kan de werkbon controleren en daar waar van toepassing aanpassen, waaronder de uur- en  artikelprijzen. Nadat de werkbon ‘gecontroleerd’ is, wordt er als PDF een interne werkbon gegenereerd en wordt de werkbon doorgezet om te worden afgehandeld. De factuur kan gemaild worden aan de
klant met daarbij, indien van toepassing het opdrachtformulier. Na facturering worden automatisch als .csv bestand de journaalposten voor uren, materialen, autokosten en debiteuren/omzet gegenereerd. Deze .csv [kan ook XML zijn] bestanden kunnen in de externe financiële [en voorraad] administratie geïmporteerd worden.

 

Wij hebben twee brochures samengesteld waarin u uitgebreide uitleg van PlanDigiBon kunt vinden.
Deze brochures kunt u hieronder downloaden

PlanDigiBon- Algemeen

PlanDigiBon- Serviceadministratie

ZPP'ers
Omdat de stappen D t/m F automatisch kunnen plaatsvinden en hiermee het proces voor met name zpp’ers te vereenvoudigen, zal het aanmaken van een werkbon t/m het e-mailen van de factuur binnen 5 minuten kunnen worden gerealiseerd.

Functionaliteiten
Hieronder worden diverse functionaliteiten beschreven, klik op een functionaliteit om de beschrijving hiervan op te vragen.

  • Aanmaken servicetaak

    Bij het aanmaken van een servicetaak zal men oa de klant kunnen selecteren. Hierna worden, indien een relatie aanwezig, automatisch de factuurklant de lokatie, het object, de contactpersoon en het contract weergegeven. Mocht er meer dan één relatie aanwezig zijn dan zal men uit een selectielijstje een keus moeten maken. Er kunnen ook documenten worden toegevoegd bij de servicetaak. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een schematekening, gebruikershandleiding, etc. Eveneens kan er een opdrachtbon worden geselecteerd.
  • Servicetaak selecteren

    Nadat er een servicetaak is aangemaakt kan de servicetaak door de monteur geselecteerd worden en hier een digitale werkbon van worden samengesteld.
  • Werkbon samenstellen

    Op de werkbon kan men naast de uitgevoerde werkzaamheden, oa. ook de werk- en reisuren , het verbruikt materiaal en overige kosten op vastleggen.
  • Materiaal en prijzen

    Materiaal kan men een barcode scanner op werkbon toegevoegd worden danwel [vanuit diverse criteria] geselecteerd worden uit de artikel stamgegevens. Wanneer er geen artikelnummer bekend is, dan kan men het materiaal zonder artikelnummer opnemen in de werkbon Voor een artikel kan men ook de verkoopprijs vastleggen per klant en per artikelgroep. Wanneer men materiaal toevoegd op een werkbon zal automatisch, indien aanwezig, de verkoopprijs worden weergegeven die voor deze klant of klantgroep geldt
  • Export [financiele]werkbongegevens

    Gegevens van afgehandelde serviceopdrachten, zoals uren en materialen kunnen met één klik worden geëxporteerd, naar het externe financiële pakket. Vanuit een bestand in CSV of XML formaat of via een API webservices.
  • Mailen Factuur

    Vanuit Plandigibon kan men de factuur emailen aan de klant, waarbij men eveneens aan kan geven of ook de externe werkbon.pdf , het opdrachtformulier en de fotopagina als bijlage moeten worden meegezonden.
  • Fotopagina

    Op lokatie bij de klant kan, met bijvoorbeeld de tablet, foto's ter plaatse worden genomen en hiervan een fotopagina als PDF worden gegenereerd. De fotopagina zal als bijlage bij de werkbon kunnen worden meegezonden.
  • Nog in te plannen activiteiten

    Men kan 'nog te plannen' acties vastleggen, zoals preventief onderhoud, etc. Vanuit het scherm 'Te plannen acties' kan men hier dan automatisch een servicetaak van laten inplannen
  • Digitaal ondertekenen

    Zodra men de werbon heeft samengesteld en eventueel een fotopagina heeft gegeneerd, kan de werkbon digitaal worden ondertekend. Na het ondertekenen wordt de externe werkbon als PDF aangemaakt. De externe werkbon wordt standaard verzonden aan het email adres van de contactpersoon die in de werkbon is opgenomen. Het emailadres kan uiteraard gewijzigd worden. Eveneens kan men meerdere emailadressen ingeven waarna toe de werkbon moet worden verzonden. Bij het per email verzenden van de werkbon kan men ook de fotopagina mee verzenden.
  • Werkbon controleren

    Nadat de werkbon is ondertekend door de klant, zal deze door de coördinator gecontroleerd moeten worden. Hierbij kan de coördinator aangeven of werkuren en materiaal wel of niet gefactureerd moeten worden etc. Nadat de coördinator heeft aangegeven dat de werkbon gecontroleerd is, wordt de interne werkbon aangemaakt als PDF.
  • Werkbon afhandelen

    Nadat de werkbon is gecontroleerd door de coördinator, zal deze kunnen worden afgehandeld door administratie. Bij het afhandelen kan men nog controleren, en daar waar van toepassing, wijzigingen aanbrengen in de interne werkbon. Bijvoorbeeld of het juiste contract is gekozen, bij de uren- en materiaalregels wijzigen in wel of niet factureren, etc. Nadat men wijzigingen heeft aangebracht wordt de PDF van de interne werkbon opnieuw gegenereerd.
  • Uren en prijzen

    Wanneer men een urenregel, van het type werkuur, toevoegt op een werkbon zal automatisch, indien aanwezig, de verkoopprijs worden weergegeven die bij het contract is vastgelegd. Indien geen contract aanwezig en de monteur maakt deel uit van het team waarvoor de werkbon is aangemaakt, dan zal de verkoopprijs van de monteur als standaard worden geselecteerd anderzijds zal de verkoopprijs van het team, waarvoor de werkbon is aangemaakt, als standaard worden gezet. Een urenregel kan men kopieren, bijv. in geval er meerdere monteurs op de werkbon de uren moeten vastleggen dan hoeft men in dat geval alleen de naam van de monteur te wijzigen.
  • Genereren factuur

    Nadat een werkbon is afgehandeld, wordt er automatisch een factuur samengesteld en als PDF gegenereerd. De lay-out kan uiteraard in z'n geheel aangepast worden aan uw eisen en wensen. Berekening van overuren, BTW verlegd, etc. wordt berekend a.d.h.v. de gegevens die zijn vastgelegd in de stamgegevens van PlanDigibon.
  • Import stamgegevens

    Stamgegevens zoals gebruikers, klant, contracten, etc. kunnen worden geimporteerd.
  • Werkbon historie

    Elke werkbon wordt opgeslagen in PlanDigibon. Vanuit diverse criteria [datumperiode, monteur, materiaal, etc.] kan men werkbonnen opvragen.
  • Vervolgacties indien werkbon niet gereed

    Wanneer een werkbon nog niet gereed kan worden gemeld, bijv. omdat er nog extra werkzaamheden moeten worden uitgevoerd dan kan men in dat geval bij het ondertekenen van de werkbon 'gereed' uitvinken. In dat geval zal de werkbon wel afgehandeld kunnen worden echter zal er automatisch een email uitgaan naar de coordinator met als inhoud dat er nog vervolgacties voor deze werkzaamheden moeten worden ingepland. Eveneens zal al automatisch een 'in te plannen' servicetaak worden opgenomen in 'Te plannen activiteiten'.

Naar boven

Schermafbeeldingen
Hieronder worden een aantal schermafbeeldingen van de service- en werkbon module weergegeven. Klik op de afbeelding om deze te vergroten.

1. De gewerkte uren, verbruikte materialen, reisuren etc. kunnen op de werkbon worden vastgelegd
2. Er kan ook een fotopagina worden aangemaakt en als PDF worden gegenereerd.
3. De werkbon wordt digitaal ondertekend en tezamen met (eventueel) de fotopagina gemaild aan de klant.
4. De klant ontvangt een mailbericht met de Pdf's de externe werkbon en [eventueel] de fotopagina.


Naar boven

5. Voorbeeld van de externe werkbon als PDF, die verzonden is aan de klant.
6. Voorbeeld van de fotopagina als PDF, die verzonden is aan de klant.
7. De werkbon zal door de coördinator gecontroleerd en eventueel gewijzigd kunnen worden, bijv. wel of niet factureren, prijzen, etc.
8. Nadat de werkbon is geaccordeerd door de coördinator, wordt er automatisch een interne werkbon als PDF aangemaakt.


Naar boven

9. De werkbon kan door administratie eventueel nog aangepast worden, bijv. toevoegen specifieke 'tekst voor op factuur'.
10. Nadat een werkbon is afgehandeld, worden automatisch de journaalposten 'klaargezet' voor de import en verwerking in het externe financiële pakket.
11. Vanuit de schermen 'Werkorder af te handelen' en 'Historie', kan men de digitale factuur opvragen.
12. In het scherm 'Historie', kan men vanuit diverse criteria [datumperiode, monteur, materiaal, etc.] de werkbonnen opvragen.


Naar boven

Cloud app
Monteurs kunnen toegang worden verleend tot de bestanden die vanuit uw bedrijfsnetwerk zijn geupload naar de cloudserver van DataSpeed. De bestanden zijn via het webportaal op te vragen vanaf de laptop, tablet of smartphone. Denk hierbij aan documentatie, installatiesoftware, firmware, etc.

Naar boven

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief


Startbewijs

De startpagina voor ZZPers en freelancers


By continuing to use the site, you agree to the use of cookies. more information

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close